فاکتور سندی تجاری است که فروشنده برای خریدار صادر می‌کند تا از اقلام خریداری شده، قیمت هر محصول، تعداد هر مورد و غیره اطلاع پیدا کند و یا اینکه به عنوان سند و مرجعی برای خرید و فروش کالا، روی آن حساب کند. فاکتور ها همچنین دارای مشخصات کامل خریدار و فروشنده هستند. در واقع می توان گفت که فاکتور، یک قرارداد کوچک خرید و فروش است. هر اطلاعاتی که در مورد یک معامله نیاز است را می توان در فاکتور گنجاند.
هر توافقی که برای این معامله صورت گرفته، می‌تواند در فاکتور ثبت شود. مثلا اینکه خریدار چه مقدار از مبلغ را پرداخت کرده و چه مقدار از آن، باقی مانده است. فاکتور، جزو اقلام ضروری هر کسب و کاری است. از مغازه‌های کوچک و خرده فروشی‌ها گرفته تا فروشگاه‌های بزرگ و عمده فروشی‌ها به فاکتور نیاز دارند. فاکتورها انواع متفاوتی دارند و ابعاد آنها نیز مختلفی است. با توجه به نیاز خود می‌توانید فاکتور مناسب را سفارش دهید.
با کمک تکنولوژی‌های چاپ و خدمات شرکت‌ها و انتشارات چاپ و تبلیغات، می‌توانید فاکتورهای سفارشی برای خودتان تهیه کنید. فاکتورهای سفارشی، شامل اطلاعات تماس و نام برند و لوگو شما است. این فاکتورها با طراحی مد نظر مشتری و با رنگ بندی مورد نظر آنها تهیه می‌شوند.
داشتن یک فاکتور سفارشی شده با طراحی اختصاصی، تاثیر زیادی در کسب و کار شما دارد. داشتن فاکتور سفارشی دارای سربرگ‌های اختصاصی با نام، لوگو و برند شما، کسب و کارتان را حرفه‌ای جلوه می‌دهد.
انواع فاکتور
اگر بخواهیم فاکتورها را از نظر رسمیت سند تجاری دسته بندی کنیم، در دو دسته فاکتور رسمی و فاکتور غیر رسمی قرار می‌گیرند. فاکتور رسمی برای کسب و کارهایی است که باید فاکتور را به اداره‌های امور مالیاتی ارائه کنند. فاکتورهای غیررسمی برای کسب و کارهای کوچک و محلی است که فاکتور را فقط برای اطلاع رسانی به مشتری استفاده می‌کنند و ارزش قانونی دیگری ندارد. همانطور که پیشتر ذکر شد در صورتی که به فاکتوری رسمی نیاز دارید تا مورد تایید اداره مالیاتی باشد بایستی شماره فاکتور را بصورت ملخی روی آن چاپ کنید.
فاکتورها از نظر طراحی، به دو دسته تقسیم می‌شوند. یکی فاکتورهای سربرگ دار که مطابق با نیاز و سفارش مشتری طراحی و چاپ می‌شوند و یکی فاکتورهای بدون سربرگ که به شکل آماده و بدون نیاز به طراحی چاپ می‌شوند.
پیش فاکتور
پیش فاکتور برگه ای است که فروشنده پیش از مراحل خرید برای نمایش قیمت به خریدار می دهد و خریدار برای بررسی و یا تحقیق در بازار برای پیدا کردن بهترین قیمت از ان استفاده می کند. پیش فاکتورها از فروشنده های مختلف گرفته می شود و اغلب اوقات برای تصمیم گیری نهایی به رییس شرکت نشان داده می شود تا تامین بودجه و تایید نهایی شود. لازم به ذکر است پیش فاکتورها در بیشتر اوقات برای زمان معینی تعیین می گردد و بعد از این زمان اعتبار خود را از دست می دهند.
عوامل مهم در چاپ فاکتور رسمی
چاپ فاکتور به عواملی مثل کاغذ فاکتور ( الوان یا کاربن لس بودن)، رنگ مورد استفاده در چاپ ( سیاه و سفید یا رنگی بودن ) ، صحافی فاکتور ( نوع شماره: برجسته بودن یا معمولی بودن شماره) بستگی دارد. پس از انتخاب کاغذ مورد نیاز توسط شما (کاربن لس یا کاغذ معمولی)، نوع رنگ چاپ انتخاب می شود که برای هر فاکتور می توان از چاپ فاکتور تک رنگ (سیاه سفید) و یا چاپ فاکتور چهار رنگ (تمام رنگی) استفاده کرد. برای چاپ فاکتور سفارشی می توانید طرح خود را برای ما ارسال کنید و صورت نداشتن طراحی، لوگو و مشخصات شرکت را برای ما ارسال کنید تا طراحان ما با گرفتن هزینه کار فاکتور شما را بصورت اختصاصی طراحی کرده و پس از تایید مشتری فاکتور مورد نظر چاپ شود.
صحافی فاکتور
توزیع نسخه های مختلف فاکتور با توجه به عملکرد و تعریف سازمانی متغیر است و عموما نسخه اول سفید و نسخه های بعدی رنگی می باشد. نکته ضروری در توزیع نسخه های مربوط به کاغذ کاربن دار می باشد که نسخه اول سفید و نسخه آخر عموما زرد است که به نسخه بعد کپی نشود. و نسخه های وسط رنگ صورتی و آبی و سبز هستند. پرفراژ برای آن دسته از فاکتورهایی که تمام نسخه توزیع می شود استفاده نمی شود و بجای آن از سرچسب استفاده می شود. زیرا در پرفراز فرم های چند نسخه ای، نسخه آخر ثابت است و قابل جدا شدن نیست.